Officemanager KIEN

Financieel-administratieve werkzaamheden: Je zorgt voor een overzichtelijke administratie zodat alle, voor de financiële afdeling benodigde documenten, als onderbouwing aan de factuur gekoppeld kunnen worden. Je checkt of de facturen overeenkomen met de offerte en dat deze voorzien zijn van de juiste gegevens (minimaal 1 dag per week).  

Vergaderingen plannen, voorbereiden en notuleren: Jij zorgt ervoor dat vergaderingen soepel kunnen verlopen door alle relevante informatie vooraf te verstrekken en te notuleren (minimaal 1 x per maand).  

Office 365: Je bent het aanspreekpunt binnen KIEN voor vragen met betrekking tot Teams, SharePoint en andere software uit het Office 365-pakket.  

Algemene office-ondersteuning: Jij zorgt voor een efficiënt en goed georganiseerd kantoor, beheert onze algemene mailboxen, agendabeheer van de directeur en de teamleider, beantwoordt de telefoon en bent daarmee het visitekaartje van KIEN, waar nodig verricht je andere (administratieve) werkzaamheden, zoals het boeken van een vliegticket.  

Teamondersteuning: Je bent de spin in het web: Je denkt mee waar nodig, stuurt een kaartje naar een jarige collega. Ook beheer je de deelnemersadministratie en ontvang je deelnemers bij symposia en bijeenkomsten die KIEN ca 3 keer per jaar organiseert.  

Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau, en hebt relevante en aantoonbare ervaring met administratieve werkzaamheden, bij voorkeur binnen een culturele organisatie.  

Je werkt nauwkeurig, houdt overzicht en weet werkzaamheden effectief te plannen en organiseren. 

Je communiceert correct, respectvol en professioneel met collega's en externe contacten met diverse achtergronden.  

Je hebt gevoel voor (politieke) belangen van interne en externe betrokkenen, en weet hierover effectief te communiceren, waarbij je relaties op een constructieve manier weet te onderhouden. 

Je bent betrouwbaar, integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.  

Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en bent tegelijkertijd een betrokken teamspeler die verbinding creëert.  

Je bent flexibel, stelt moeiteloos prioriteiten en schakelt makkelijk tussen verschillende taken en werkzaamheden.  

Je beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk. 

Je bent bereid om je werkzaamheden over vier dagen te verdelen. 

Je woont op maximaal een half uur reistijd van het Openluchtmuseum.